Tổ chức họp tuần hiệu quả hơn!
Thiết kế cấu trúc cuộc họp để đồng bộ các kỳ vọng, thời gian, tốc độ của các kế hoạch làm việc trong tuần và làm hài lòng những người tham gia.
Họp tuần (Weekly Meeting / Weekly Sync) thường được tổ chức để đồng bộ và cập nhật hoạt động của các thành viên trong nhóm. Phần lớn mọi người đều nghĩ đến mục tiêu ‘cập nhật’ các hoạt động của nhóm hoặc của dự án, nhưng để một buổi họp tuần hiệu quả, bạn nên nhấn mạnh mục tiêu ‘đồng bộ’ về thành quả, những kỳ vọng trong tuần tới, về bối cảnh chung dự án đang gặp phải.
Dưới đây là kinh nghiệm tổ chức họp tuần hiệu quả mà tôi đã tham khảo, thiết kế, ứng dụng và làm hài lòng những người tham gia.
Quy mô phù hợp: nhóm 3–7 người.
A. Kỳ vọng của Weekly Sync:
Đồng bộ các kỳ vọng, thời gian, tốc độ của các kế hoạch làm việc trong tuần
B. Kết quả mong muốn của Weekly Sync:
Tưởng tượng yêu thích của tôi về làm việc nhóm: giống như một cuộc chạy tiếp sức. Điều quan trọng nhất là từng thành viên trong nhóm hiểu rõ đường chạy, thế mạnh và điểm hạn chế của nhau, và quan trọng nhất là tốc độ chạy của nhau.
Hãy liên tưởng: tốc độ chạy của từng người chính là tiến độ công việc của người đó. Từ đây bạn dễ dàng hiểu được rằng: tiến độ công việc của dự án có thể được để ý vào mỗi tuần, và nó chính bằng tốc độ của người chạy chậm nhất.
Kết quả mong muốn của buổi họp tuần lúc này là: Các thành viên trong nhóm tối ưu được lịch làm việc trong tuần => 100% thành viên trong nhóm quy hoạch và khai thác được một cách hiệu quả 40 giờ làm việc trong tuần của họ.
[Định tính] Nhóm nhận diện được những thứ làm ảnh hưởng tiến độ chung: các điểm tắc nghẽn (potential blocker), hoặc những sự kiện phát sinh ngoài mong muốn (unforeseen events).
VD1: Thành viên A bị nhiễm Covid-19 cuối tuần trước, tuần này có deadline quan trọng vào thứ 5. => Đội cử người thay thế xử lý công việc. Cần thêm 4 giờ để hoàn thành công việc này => Bạn B xung phong thực hiện => B thực hiện blocking 4 giờ trong calendar cá nhân để thực hiện công việc này vào Thứ 3.
C. Cấu trúc Weekly Sync: gồm 2 phần Thảo luận và Đồng bộ lịch làm việc
Phần 1: Thời gian thảo luận
Cách tổ chức: Từng người trong nhóm trình bày nhanh các điểm ĐẠT được trong tuần trước và những việc Quan trọng trong tuần.
1.1. Last week’s Achievements / Milestones
VD2: Gây quỹ cho dự án A đạt 800 triệu đồng, 102% mục tiêu. => Dừng đẩy truyền thông.1.2. This week’s Highlights — Potential Blocker?
VD3: Tổ chức offline fanclub vào CN 26/4 cho 60 người tham gia tại Cafe ABC. Blocker: Thành phố đưa thông tư 16, hiệu lực từ hôm nay (T2) => Cần giới hạn xuống 30 người hoặc chuyển sang tổ chức online.
VD4: Quảng cáo chạy đúng kế hoạch, nhưng doanh thu Q1 yếu, dưới kỳ vọng. => Cần tổ chức một buổi thảo luận phương án cải thiện trong tuần.
Phần 2. Thời gian cho đồng bộ:
Cách tổ chức: Từng người trong nhóm xác định lịch làm việc cá nhân trên Calendar (thường dùng Google Calendar), và đồng bộ các lịch làm việc chung trên Calendar.
Điền toàn bộ đầu việc trong tuần (đã trình bày ở phần 1.2.) + ước lượng thời gian hợp lý cho mỗi công việc.
Nếu nhóm cần các cuộc họp phát sinh (như ở VD4), hãy chọn một khung giờ hợp lý cho việc này, điền nó vào calendar của từng cá nhân.
Nếu các sự kiện quan trọng được diễn ra trong tuần (như ở VD5), hãy đặt thêm thông báo cho sự kiện này trước 1 ngày, 3 ngày (để đảm bảo rằng bạn sẽ chuẩn bị cho nó).
Công cụ:
Google Calendar hoặc các ứng dụng lịch khác có thể giúp bạn đồng bộ lịch làm việc, đặt link họp qua Google Meet, đặt các nhắc nhở liên quan tương đối dễ dàng.
Notion có cung cấp mẫu Weekly Sync cho bạn dễ thực hiện.
D. Lời khuyên để thúc đẩy (boosting) hiệu quả họp tuần hơn nữa
Ai nên viết biên bản họp? => Chính mỗi người tham gia nên làm việc đó! Làm việc chủ động giúp từng thành viên ‘engage’ sâu hơn vào buổi họp, từ đó thu được hiệu quả cao hơn.
Cách làm: Hãy xây dựng một mẫu biên bản họp tuần theo cấu trúc của phần 1. Yêu cầu các thành viên dành 20–30 phút cho việc điền và hoàn thiện phần của mình vào BBH trước buổi họp.
Điều này giúp cho mỗi thành viên có thời gian xem lại, được chuẩn bị, đưa ra được những điểm thảo luận quan trọng, có tinh thần ổn định. Hơn hết, nó rút ngắn thời gian họp nhóm và chỉnh sửa Biên bản họp khá hiệu quả. (Thường một thành viên ‘bị’ giao nhiệm vụ viết BBH sẽ cần thêm 1–2 tiếng cho việc ‘chép lại’ nội dung buổi họp; chưa kể việc này sai sót khá nhiều do người tham gia không chuẩn bị kỹ cho các buổi họp tuần.)Bên cạnh việc đồng bộ kế hoạch nhóm, hãy yêu cầu từng thành viên đồng bộ với Kế hoạch Năm hoặc Kế hoạch Quý
Đối chiếu với một Kế hoạch Quý / Kế hoạch Năm hàng tuần có thể tạo cho nhóm cảm giác chung về tốc độ.
Từ đây, nhóm dễ dàng thống nhất được việc điều chỉnh tốc độ của các đầu việc nhỏ có thể giúp đạt được Kế hoạch lớn như thế nào. Hãy tưởng tượng việc nhìn Kế hoạch Quý / Kế hoạch Năm giống như việc nhìn bản đồ và đồng hồ trong một chuyến đi xa. Nhóm của bạn có thể điều chỉnh tăng tốc, hoặc giảm tốc, hoặc rút ngắn thời gian tại các trạm nghỉ, để đạt được kỳ vọng đến nơi đúng lúc.
Lời mời phản hồi
Cá nhân mình đang nỗ lực để cải thiện chất lượng các bài viết theo chủ đề ProductivityHacks — chủ đề mà mình yêu thích tìm hiểu và thực hành trong hơn 10 năm nay. Mình muốn rằng những bài viết này phù hợp với văn hoá người trẻ, cấp tiến với các khám phá mới, và hữu ích dành cho các đội nhóm. Và mình muốn tài nguyên này nên được miễn phí để tiếp cận nhiều người hơn, và được viết bằng tiếng Việt để các bạn đọc đỡ nhọc nhằn hơn.
Phản hồi sẽ giúp mình (1) điều hướng nội dung; (2) thêm động lực viết và (3) chúng thậm chí giúp bạn đọc bài này sâu hơn :D
Vì vậy, mình có lời mời:
Nếu bạn thấy thích bài viết này, hãy bấm biểu tượng ‘vỗ tay’. Thống kê về lượng vỗ tay trong các bài viết sẽ giúp mình điều hướng nội dung tốt hơn.
Nếu bạn thấy có lý thuyết, các bài viết thú vị cùng chủ đề, một số điểm mình viết chưa rõ, những tình huống bạn gặp phải và thấy bối rối để giải quyết… hãy bình luận!
Nếu bạn thấy ai đó cần lời khuyên từ bài viết này, hãy chia sẻ đường link cho họ!
Nếu bạn muốn ủng hộ mình nhiều hơn, hãy quyên góp cho mình 50k qua Momo: https://me.momo.vn/halemmy.
