‘Minh bạch’ bao nhiêu là đủ?
Minh bạch là một phẩm chất quan trọng trong việc gây quỹ cho các tổ chức PLN. Có ba điểm khiến chúng ta bối rối trong việc tổ chức thực hành minh bạch gây quỹ.
Minh bạch là một phẩm chất quan trọng trong việc gây quỹ cho các tổ chức PLN. Có ba điểm khiến chúng ta bối rối trong việc tổ chức thực hành minh bạch gây quỹ: (1) Vì nó tốn chi phí, thời gian và nhân lực để tổ chức triển khai; (2) Vì rất khó để xác lập ranh giới giữa minh bạch và bảo vệ Quyền riêng tư của cá nhân ủng hộ và Quyền Bảo mật thông tin của tổ chức ủng hộ; và (3) Vì rất khó cân đối giữa lợi ích của Minh bạch và bảo vệ Quyền tự quyết của tổ chức.
Từ kinh nghiệm thực hành gây quỹ, mình nhận thấy:
Nhu cầu ‘minh bạch’ của nhà tài trợ nói riêng và công chúng nói chung, bao gồm ba phần: Minh bạch thu, Minh bạch chi, và Minh bạch kết quả
Duy trì nhu cầu thông tin với bên tài trợ trước, trong và sau tài trợ là rất quan trọng trong việc thực hành minh bạch. Làm thế nào để duy trì được mạch thông tin trao đổi với nhà tài trợ trong bối cảnh thiếu nguồn lực và ngân sách thấp?
Sau đây là một số gợi ý của mình để các tổ chức PLN áp dụng trong từng phần.
#1 Minh bạch Thu
tại các khâu vận động tài trợ, ghi nhận tài trợ
Tại khâu vận động tài trợ, mục tiêu của chúng ta là trình bày rõ ràng, dễ hiểu về cách tổ chức của chúng ta sử dụng khoản tài trợ (bên cạnh việc chứng minh khoản tài trợ này đã đáng giá). Mình tạm chia nó thành 2 phần: về mục đích — và hình dung về chi phí lợi ích.
Mục đích sử dụng khoản tài trợ: cần phải khớp với sứ mệnh của tổ chức của bạn, và phải khớp với mục đich tài trợ của bên cho.
Hình dung chi phí — lợi ích của khoản tài trợ: Bạn cần cung cấp một benchmark (mốc tiêu chuẩn) hoặc một hình dung đơn giản để bên tài trợ có thể ước lượng được chi phí và lợi ích của khoản tài trợ.
Hình dung về lợi ích: Lượng hoá lợi ích của khoản tài trợ, tính trên đơn vị lợi ích.
Ví dụ: chương trình Hạnh Phúc Xanh của Quỹ Sống có tính toán lượng các-bon được giữ lại trong một cây xanh và tính giá trị của chúng vào thời điểm cuối dự án hoặc trong tầm nhìn 20–50 năm. Điều này giúp bên cho hình dung được rõ những lợi ích (quy đổi sang giá trị) của khoản tài trợ một cách dễ dàng hơn.Hình dung về chi phí: Cấu trúc chi tiêu của khoản tài trợ, Chi phí trên một đơn vị lợi ích. Đơn vị lợi ích nên được thiết kế sát với mục đích sử dụng khoản tài trợ.
Ví dụ: Quỹ học bổng Handson thiết kế đơn vị lợi ích là một em đến trường trong một năm hoặc trong suốt 3 năm; dự án Nhà Chống Lũ của Quỹ Sống thì để một đơn vị lợi ích là một hộ gia đình có nhà an toàn.
Tại khâu ghi nhận tài trợ: mục tiêu của chúng ta là thông tin đến Bên tài trợ nhanh nhất có thể về việc chúng ta đã nhận được khoản tài trợ và ghi nhận tài trợ này.
Khâu này có vẻ hiển nhiên, nhưng chất lượng của khâu này thường nằm ở bốn chữ ‘nhanh nhất có thể’ (và không xảy ra sai sót) và chất lượng nội dung của các thông báo (hình ảnh + chữ nghĩa).
Đây cũng là khâu bạn cần sử dụng các công cụ tính phí để thiết kế thông điệp truyền thông và truyền tin hiệu quả hơn (khi số lượng người ủng hộ của bạn tăng cao).
Các công cụ chính bạn có thể sử dụng là:
Tin nhắn/Email xác nhận nhận khoản tài trợ, đóng góp. Bạn có thể cần sử dụng các dịch vụ SMS BrandName / Email Marketing… để có thể tăng mức độ tin tưởng và tăng tốc độ xử lý.
Biên bản xác nhận tài trợ (đối với các tổ chức PLN có pháp nhân).
#2 Minh bạch Chi
tại các điểm mốc quan trọng của dự án (milestone) — xin hẹn để sau viết tiếp.
#3 Minh bạch Kết quả
tại các thời điểm phát hiện outputs và outcomes của dự án — xin hẹn để sau viết tiếp.
P/s: Bài viết thể hiện quan điểm cá nhân của mình, không phản ánh quan điểm của bất kỳ tổ chức nào.
Cảm ơn bạn Dương Mai Ly đã giúp mình biên tập bài.